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快速填写Word表格中所有空格的方法技巧(图)

时间:2012-03-31 10:49来源:电脑报 作者:admin 点击:

我是单位人事科的办事员,常常需要制作员工的工作记录和考情表格,其中奖惩记录等单元格有不少人都没有内容可填写,但是领导要求在所有空格中都填上“无”字,单位有几百个员工,难道需要逐一填写,那得花多少时间啊!如何才能快速填写Word表格中的所有空格呢?

 

一般情况下,都是先在任一空单元格中输入“无”字,再进行复制,然后按住Ctrl键逐一单击选中所有空格,再按Ctrl+V键进行粘贴即可。若表格有好多页、有大量不相邻的空格需要填写,则可用查找和多级编号进行快速填写。具体操作如下:


用Word2010打开要处理的表格,选中要填写空格的表格区域。单击“开始”选项卡的“多级编号”,从下拉列表中选择“定义新的多级列表”。在“定义新多级列表”窗口中,把“输入编号的格式”中的序号全部删除改输入“无”字。单击“更多”按钮显示更多设置选项,在窗口右侧的“编号之后”下拉列表中选择“不特别标注”(图1)。确定后即可看到所有选中单元格内容前都多出了“无”字,而所有空单元格中也会同时显示无。


 
图1


趁整个表格还处于选中状态,在“开始”选项卡的“编辑”区中单击“查找”后的下拉箭头选择“高级查找”。在“查找和替换”窗口中输入查找内容为“^?”以查找任意字符,单击“在以下项中查找”按钮,选择“当前所选内容”,即可选中表格中所有原本非空的单元格内容(图2)。现在我们只要单击“开始”选项卡的“项目符号”,即可消除所有选中单元格前的无字,而原本的空单元格中则仍然显示无。这样就实现了在所有空格中填写无的效果。

 


 图2


小提示|Tips:
这一招还可以同时选中文档中的多个表格一起填写空格,结构布局完全不同的表格也没有问题。

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