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Word2010审阅中对文档添加修改意见的两种方法:批注、修订(图)

时间:2012-03-20 14:11来源:电脑报 作者:admin 点击:

作为老师经常需要对学生上交的论文提出修改意见,那么要如何在上交的论文文档中加上自己的修改意见,学生知道怎么修改论文呢?在Word2010的审阅中有两种方法可从轻松对文档添加修改意见。

 

批注:添加意见 提高学生自主性
在Word2010中,你只要选中建议修改的文本内容,切换到“审阅”选项卡单击“新建批注”,选中内容会变红加大括号并以直线引出一个批注框,在框中输入要说的修改意见就行了(如图1)。以后若需修改批注可单击相应批注框进行修改,要删除则右击批注框选择“删除批注”即可。


 
图1


在Word中即使不选中文本,在新建批注时也会自动选中输入光标前、后的词组来插入批注。当要批注在“此处插入XX内容”这类意见时,这种选中状态很容易引起误会。对此你只要先在要插入的位置插入一个空格、再选中空格新建批注即可。至于那空格若不喜欢可以在插入批注后,把输入光标定位到空格前按Delete键删除(如图2)。这一点WPS就体贴多了,在WPS文字中直接新建批注就不会自动选中文字。

 

小提示|Tips:
在“审阅”选项卡中单击“修订”的下拉按钮选择“更改用户名”,可在“Word选项”窗口中修改批注、修订人姓名。在此用户名就是修订人的姓名,而缩写则是批注中的姓名(还可以在“开始→选项→常规”中更改)。

 

 

 图2

修订:直接修改 更加准确
在Word 2010中先切换到“审阅”选项卡,单击“修订”图标使其处于按下状态。现在你对原文进行的插入、删除、移动或格式设置等修改操作,Word都会逐一标记在原文中。插入的文字内容以红字带下划线方式表示,删除的文字则会出现删除线,其它的修改都以红色虚线加红标注框显示。这些修改记录会随文档一同保存。

 


对于文档中图形对象,Word只能记录删除操作,图片的其它格式尺寸等等都不会被记录,只会直接保留最终状态。嵌入型的图片插入、删除时和文本一样只是在图片下划一条下划线或删除线。必需单击“审阅”选项卡中的“审阅窗格”,才能在审阅窗格中看到图形的增删记录(如图3)。

 


图3


启用修订后,删除的文字只加了删除线还是不会消失,这样看着总觉得挺乱吧?对此只要单击“审阅”选项卡的“显示标记”选择“批注框”下的“在批注框中显示修订”,即可让删除文字消失,而改以批注框方式来显示(如图4)。这样就好看多了吧?在此你还可以选择“以嵌入方式显示所有修订”看看有什么不同效果。此设置只对本机有效,以后想恢复默认显示得重新在显示标记中选择设置。此外,学生拿回去打开还是默认的效果,不想看到删除文字还得自己设置显示标记才行。

 


 
图4


处理意见
学生收回文档打开即可看到批注和修订记录。对于批注的修改意见只要按要求修改就好了。至于修订的记录,则可直接右击修改对象或其批注框,选择“拒绝**修改”以撤消修改,或选择“接受**修改”保留修改效果(图5)。不管选择接受还是拒绝,都会消除该项修改记录,因此建议只选择拒绝,至于要接受的可以在完成后再统一接受。


 
图5


最后当修改完成后这些批注、修订记录就不需要了,可以批量进行删除。对于批注可在“审阅”选项卡中单击“删除”后的下拉按钮,选择“删除文档中的所有批注”即可全部删除。对于修订则可单击“审阅”选项卡中的“接受”的下按钮选择“接受对文档的所有修订”来消除所有修改记录。


修改中若想先看看修改后的实际效果,可以把批注、修订暂时藏起来。在“审阅”选项卡中单击“最终:显示标记”从下拉列表中选择“最终状态”即可。再选择“最终:显示标记”可恢复显示,选择“原始状态”则可查看修改前的原文。

 

结语:
修订只需直接对文档进行编辑即可,而添加批注需要输入修改说明,相对比较麻烦一点。不过使用修订无法说明修改原因,从教学角度来说,直接修改会让学生产生依赖性,往往都是大致看过之后就接受所有修改,在批注中注明审阅意见,然后让学生自己修改更有利于学生发挥,因此,两种方法配合使用才是教学的最佳办法。

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