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Gmail邮箱技巧:建立邮件过滤规则为邮件科学分类提高工作效率(图)

时间:2011-09-22 17:22来源:电脑报 作者:admin 点击:

    每天早上打开邮箱,满眼几十上百封邮件,从广告到联络,从报告到通知,全塞在邮件列表里,一天好心情就被搞得不烦也乱!咱怎能让自己的工作淹没在毫无秩序的邮海里?建立邮件过滤规则,就能让重要邮件随时被你看到,忽略那些不太重要的邮件,让恼人的广告直接被干掉,还你一个清新的邮件氛围。我们将以Gmail为例,抛砖引玉,详解如何对众多邮件进行科学分类,建立邮件过滤规则。

    优先收件箱:先来后到有原则
    优先收件箱类似一个学习机制,它会根据四条规则自动帮我们识别重要的未读邮件:常写信的要关注,常回信的很关键,打开的比忽略的更重要,感兴趣的关键词是重点。我们的设定就依据这四个规则来制定。

 

 


    Gmail邮箱新增的优先收件箱功能虽然比较强大,但邮箱默认状态并不能使用此模式,所以我们要先邮箱显示为优先收件箱模式。进入Gmail邮箱,单击右上方“设置”,在邮箱界面切换到“收件箱”,“收件箱类型”默认为“经典”,单击小三角按钮改为“优先收件箱”(如图1),单击“保存修改”,Gmail邮箱会自动改为“优先收件箱”模式,并分别新增“重要而且未读”和“已加星标”两栏。


    接着,我们按照“先收集后整理”的原则对邮件进行清理,先从信件清单浏览一遍邮件写信者与标题,如果有重要的邮件,先选中这些你认为重要的邮件但注意不要打开邮件,再单击邮件上方的带加号的黄色箭头图标,将刚才选中的邮件标记为重要邮件,选中标记后的邮件自动排在最上层“重要而且未读”一栏,且邮件标题前方有一个黄色标记,通过一段时间邮件整理后, Gmail会自动将这类新邮件归入“重要而且未读”栏,而对那些不打开就直接略过删除的邮件,会自动排除在重要未读邮件以外,经过训练的Gmail对重要邮件的判断会更准确。


    过滤规则:分门别类拣邮件
    前面的重要邮件判断都是靠Gmail系统自动解决,这只能列出重要邮件,对于兴趣广泛,订阅丰富的朋友来说效果依旧不明显。搭配使用Gmail的手动筛选过滤功能,不仅能筛选出有特定需求的重要邮件,如工作需要的邮件等等,还能筛选出不需要的定期通讯邮件,如定期广告邮件等等。


    我们常用Gmail订阅很多快讯,这些大量的快讯经常影响我们查找别的邮件,甚至会漏掉很多重要邮件,不订阅又不能及时掌握更多的最新动态资讯,这里我们就以整理快讯为例教大家建立过滤规则,让Gmail收取快讯时自动归类将其到一个特定文件夹中,有空时我们可以再集中时间来查看这些快讯。


    首先,建立特定标签文件夹。进入Gmail邮箱,单击右上方“设置”,在邮箱界面切换到“标签”,单击下方的“创建新标签”按钮,在弹出的“新建标签”对话框中输入标签名,单击“创建”按钮即可。

    接下来,设置筛选邮件。经常发送的邮件通常都有固定的发件人地址,因此我们打开某一封经常发送的邮件,单击邮件右上方小三角按钮,在弹出的下拉菜单中选择“过滤此类邮件”,如图4,这时在弹出的“创建过滤器”对话框中,经常发送邮件的这个发件人地址已经被自动加入筛选条件中,再单击“下一步”,进入到“创建过滤器”的最后一个界面,选中“跳过收件箱(将其存档)”,选中“应用标签”,单击其后的小三角按钮,选择“新标签”创建一个Google快讯标签文件夹,或选择一个已有的标签文件夹,再选中“一律不将其标记为重要”,单击“创建过滤器”完成设置(如图2)。设定完成后,我们可以对照设定前和设定后的两个图(如图3),会发现其实我原来Gmail中积累的50多封未读邮件,透过上述方法过滤筛选后,收件匣里只看得到3封需要实时处理的信件,而其它经常性定期邮件都已经自动存档隐藏到各自的文件夹中。

 

 


    显示标签:重要的通通呈现
    Gmail“优先收件箱”依据你所设定的筛选规则,最多允许我们按四种分类方式来依次摆上四层邮件清单来归类整理。虽然Gmail给我们默认分层为“重要而且未读”、“已加星标”和“其他邮件”三层,但我们仍然可以手动改变要显示哪些分类文件夹。


    在Gmail邮箱中,单击右上方“设置”,在邮箱界面切换到“收件箱”,单击“收件箱部分”第3项后的选项小三角按钮,在“更多选项”中选择“工作邮件”,第3项会自动显示“带有工作邮件标签的所有邮件”,单击“保存更改”后,“优先收件箱”中会自动出现四个分层,多出“工作邮件”一层。在邮箱左侧还可以看到多个自行设置的标签,单击标签旁的绿色小三角按钮,可以编辑标签和设置标签颜色。对邮箱进行分层设置和分颜色设置标签文件夹后,最重要的几种邮件一目了然,所有收来的邮件都被Gmail安排得井然有序,大大提高了工作效率。

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